#5PD01 | Hãy hỏi, đừng hiểu nhầm

Chào mọi người, mình là Caroline đây.

Rất vui được gặp mọi người trong Seri 5 phút detailing. Đây là chuỗi Seri ngắn được tạo ra song song với Seri ask Randy. Khác với Seri Ask Randy, đây sẽ là nơi chia sẻ những điều nhỏ xíu, nơi Caroline sẽ mách cho bạn những kiến thức bổ ích, ti tỉ thứ hay ho mà mình lượm lặt được qua từng ngày.

Vì là số đầu tiên nên chắc chắn sẽ có những điều chưa được hoàn hảo, rất mong nhận được phản hồi và góp ý từ các bạn khán giả để mình có thể đem đến cho các bạn 5 phút thật ý nghĩa trong các số tiếp theo nhé!

Chủ đề đầu tiên, cũng là mở màn cho chuỗi seri này đó là “Hãy hỏi, đừng hiểu nhầm”. Tức là việc không hiểu hay hiểu sai ý của cấp trên, dẫn đến làm sai.

Đó là điều hết sức phổ biến nhưng mà ít ai rút được kinh nghiệm. Mình sẽ có 1 số chia sẻ nho nhỏ sau đây dành cho các bạn.

Một trong những lý do dẫn đến việc làm sai ý của cấp trên, người quản lý giao đó là hiểu sai ý.

Vì vậy việc đầu tiên bạn cần làm đó là Hãy hỏi, đừng im lặng. 

Caroline thấy rằng, các bạn trẻ bây giờ hay có xu hướng im lặng trước các vấn đề, các bạn ngại đóng góp ý kiến, ngại sai, sợ bị chê cười. Không chủ động nhận việc, khi được giao công việc, các bạn sẽ đồng ý vô điều kiện và bắt tay vào làm ngay, mình nghĩ điều đó vô cùng độc hại

Các bạn chỉ là một hạt cát nhỏ xíu trong sa mạc, một cá thể vô cùng nhỏ bé trên thế giới hơn 8 tỷ người. 

Vì vậy, đừng sợ sai, người ta sẽ chẳng nhớ cái sai của bạn lâu đâu, thay vào đó hãy đóng góp ý kiến, hãy chủ động hỏi nếu bạn chưa sẵn sàng để làm.

Caroline nhận thấy ở một vài bạn KTV, khi người QLKT giao việc, cho dù họ thấy điểm không phù hợp nhưng vẫn không chủ động hỏi lại mà im lặng làm theo, khi ra kết quả, KH không hài lòng và họ sẽ không quay lại xưởng dịch vụ của bạn nữa, bạn đã mất đi một khách hàng tiềm năng, đừng nghĩ điều đó không ảnh hưởng đến bạn, nhu cầu của họ chính là công việc của bạn. Vì ngại chia sẻ nên vô tình bạn cũng đánh mất đi một cơ hội làm việc của mình.

 Hiểu sai ý có một vài lý do sau:

–                Người nhận việc không xác nhận lại công việc với người giao việc: người giao việc sẽ không biết bạn đã hiểu những gì họ mong muốn hay chưa, không biết bạn gặp khó khăn ở điểm nào để kịp thời hỗ trợ, không biết được khi nào bạn bắt đầu công việc và quy trình thực hiện như thế nào

–                Người nhận việc “hiểu sơ sơ” nhưng không hỏi để  xác nhận lại dẫn đến hiểu sai:  khi người giao việc truyền đạt nhưng bạn nghe không hiểu hay chưa hiểu rõ lắm về mục đích, nội dung công việc, cách thức làm mà  cấp trên giao nhưng bạn vẫn làm theo phán đoán, khả năng rất cao là làm sai

Khi không xác nhận công việc, người giao việc sẽ ngầm hiểu là bạn hiểu rồi vì vậy họ sẽ để bạn bắt đầu làm và không giải thích gì thêm. Khi làm sai, bạn sẽ bị mất thời gian, làm lại,  dẫn đến bị trễ tiến độ công việc.

Khi xác nhận lại công việc, bạn sẽ thể hiện được rằng mình hiểu ý của người giao việc, nếu không sẽ được hỗ trợ kịp thời. Thể hiện rằng mình có lắng nghe và ghi nhận các ý của cấp trên trong suốt quá trình trao đổi. Xác định được các công việc cần làm, mục tiêu công việc và hướng đi đúng đắn để tránh bị mắc kẹt không biết cách giải quyết và có thể kịp thời tìm kiếm sự hỗ trợ từ những người liên quan nếu công việc ngoài khả năng thực hiện của mình.

Hạn chế nói  “Dạ,  vâng” khi chưa hiểu rõ công việc.

Việc bạn nói “Dạ, vâng” không thể hiện được rằng bạn hiểu như thế nào về đề xuất của cấp trên. Họ không hy vọng rằng người nhận việc sẽ luôn nói dạ, vâng, đồng ý vô điều kiện với những yêu cầu của họ.

Có thể nói một cách dễ hiểu như thế này, khi bạn nói dạ vâng cấp trên hay người sếp mặc định bạn đã hiểu, họ sẽ kì vọng bạn làm ra đúng kết quả, nhưng trong thực tế, bạn nói dạ vâng nhưng chưa hiểu rõ thì sẽ không thể làm ra đúng yêu cầu của cấp trên được. Như vậy, kỳ vọng của họ và kết quả thực hiện của bạn bị lệch, rủi ro sẽ nằm ở bạn, bạn sẽ chắc chắn bị cấp trên la ngay.

Lắng nghe thật nhiều, lắng nghe kết hợp ghi chú lại những điểm quan trọng, trọng tâm để không bị quên. Nếu muốn nêu ra quan điểm hãy để họ kết thúc câu chuyện, sau đó suy nghĩ và nêu lên quan điểm.

Hãy nghe nhiều hơn nói,  hãy lắng nghe, suy nghĩ sau đó mới nói. Điều  đó giúp bạn tạo được thiện cảm với cấp trên, thể hiện rằng bạn đang tập trung vào cuộc trao đổi, giúp bạn ghi nhớ nhiều hơn, từ đó có thể nhận ra được nhiều khía cạnh và dễ dàng tìm ra hướng giải quyết.

Vì vậy, khi được trao đổi để giao một công việc gì đó. Điều đầu tiên bạn nên lắng nghe, lắng nghe để ghi nhớ, và hiểu, sau đó nói ra những quan điểm của cá nhân, nếu chưa hiểu hãy hỏi lại và chủ động tìm kiếm sự giúp đỡ. Cuối cùng là xác nhận lại công việc, mục đích công việc, nội dung  công việc và các tiến trình cần thực hiện.

Đó sẽ là một điểm cộng của bạn trong mắt cấp trên và giúp công việc của bạn được hoàn thành nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Mong là qua những điều mà Caroline chia sẻ, sẽ phần nào giúp ích được cho các bạn trong việc giao tiếp với cấp trên, đặc biệt là trong quá trình giao – nhận việc để tránh cả hai bên không thấu hiểu nhau, gây ra những điều không ai muốn.

Cảm ơn các bạn đã lắng nghe 5 phút detailing, mình sẽ rất vui khi nhận được phản hồi, góp ý của các bạn. Chúc các bạn có một buổi tối vui vẻ, chào tạm biệt và hẹn gặp lại!