Mất cân bằng thời gian, làm cách nào để kiểm soát được thời gian cũng như khối lượng công việc để đạt hiệu quả cao. Mà không bị đốt cháy thời gian vào những việc vô ích không đem lại hiệu quả trong công việc. Đây là một dấu chấm hỏi rất lớn mà rất nhiều người đang phải loay hoay tìm câu trả lời và đặc biệt là các bạn trẻ.
Trong EPS 76 này, anh Randy đã chia sẻ những dấu hiệu, nguyên nhân cũng như cách khắc phục trong việc kiểm soát thời gian. Đặc biệt đối với các vấn đề mà những bạn trong ngành Detailing gặp phải.
Cùng lắng nghe EPS 76 của series Ask Randy để anh Randy bật mí những cách giúp chúng ta có thể kiểm soát tốt thời gian của mình và anh sẽ gợi ý cách giải quyết, hướng đi khi chúng ta vô tình bị rơi vào “mớ bòng bong của công việc” đó.
Các EPS có phát sóng trên Google Podcats, Spotify, Youtube.
TÓM TẮT NỘI DUNG
(0:28) – Phần giới thiệu
(1:21) – Thực trạng về việc kiểm soát thời gian
(3:54) – Dấu hiệu của những người chưa biết kiểm soát thời gian.
(5:29) – Nguyên nhân của vấn đề này đến từ đâu?
(8:25) – Không kiểm soát được thời gian liệu có ảnh hưởng đến những người xung quanh?
(10:03) – Tại sao, mình vẫn đang đốt cháy thời gian nhưng nó lại không đạt kết quả?
(13:56) – Chúng ta nên làm gì?
(15:01) – Phần kết
Nội dung
CAROLINE:
Xin chào mọi người đã đến với tất tần tật về Detailing, đây là kênh Podcast của Detailing Việt Nam. Nơi chia sẻ các vấn đề, giải đáp các thắc mắc xoay quanh về Detailing vào mỗi tối thứ 5 hằng tuần. Mình là Caroline, ngày hôm nay sẽ đồng hành cùng các bạn trong số Episode.
Nhân vật đặc biệt không thể thiếu trong các số Podcast hằng tuần đó là anh Randy – Giám đốc đào tạo tại Detailing Việt Nam.
Em chào anh Randy ạ.
Anh Randy:
Chào Caroline, chào các bạn.
CAROLINE:
Thì sau một tuần chúng ta lại gặp nhau trên series ASK RANDY này. Và chủ đề hôm nay Caroline mang đến để nhờ anh Randy giải đáp, đó là: “Kiểm soát thời gian, giúp Detailer làm việc hiệu suất hơn.
Em thấy rằng khá là nhiều các bạn trẻ ngày nay, các bạn kỹ thuật viên và kể cả em thì thường chưa có cách kiểm soát thời gian hợp lý và một biểu hiện rõ rệt nhất đó là các bạn lúc nào cũng bận rộn nhưng hiệu suất công việc chưa được cao.
Không biết là anh Randy đánh giá như thế nào về việc này ạ?
Anh Randy:
Đây có thể xem kiểu như là một loại bệnh.
Nếu mà so sánh nó với bệnh á thì đầu tiên mình phải biết là mình có đang bị bệnh đó hay không.
Hay là mình đang là một người bình thường khỏe mạnh. Hay là mình đang bị một bệnh khác.
CAROLINE:
Thì em nghĩ rằng dấu hiệu của bệnh này thì nó có rất là nhiều dấu hiệu.
Cái nguyên nhân chủ quan của mình trước đã là mình không chủ động trong công việc.
Mình cứ tỏ ra là mình bận rộn để mình không phải nhận thêm những đầu việc mới.
Còn một số dấu hiệu nữa, như là: khi mà mình quen với một công việc cũ, mình bị quen với cái khung thời gian đó mà mình không biết cách tìm kiếm thêm nguồn công việc mới.
Hoặc là khi mà mình đang có một số lượng công việc rất là nhiều nhưng bỗng nhiên nó bị giảm xuống và lúc đó thì mình vẫn cứ loay hoay trong cái việc cũ mà mình vẫn chưa biết là mình phải làm gì tiếp theo.
Dạ, em nghĩ là như thế ạ.
Anh Randy:
Thực ra những cái mà em nói đó đều là những dấu hiệu phổ biến, tuy nhiên là từng cái nguyên nhân của cái nhóm dấu hiệu đó nó hoạt động khác nhau.
Nếu mà để nói cụ thể, cực kỳ chi tiết thì nó nên nằm ở một cái số khác.
Tuy nhiên, đầu tiên ở Episode này anh nghĩ anh sẽ đưa cho các bạn một số cái tín hiệu, một số gợi ý, đi kèm với cái trạng thái đó của các bạn.
Bạn so sánh với trạng thái của bạn, nếu bạn thấy nó gần giống như vậy thì cái việc bận rộn có được xem là trạng thái xấu hay không thì anh nghĩ đầu tiên nó không được xem là một trạng thái xấu.
Tuy nhiên, nếu mà mình bận rộn mà nó không đem lại kết quả như mình mong muốn hoặc mình bận rộn làm một cái gì đó mà nó chưa đem lại được cái kỳ vọng của mình.
Hoặc là mình bận nhưng mình không nhận ra là mình bận, mà nó vẫn hết ngày, hết giờ rồi xong mình cảm thấy trống rỗng hoặc cảm thấy thời gian của mình nó vô nghĩa thì mới nên xem loại bận rộn đó là chưa hợp lý.
Chứ còn rất nhiều người có việc mà đang bận rộn mà công việc vẫn rất tốt và vẫn sinh ra tiền, thu nhập, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, đáp ứng được yêu cầu của cấp trên, giải quyết được công việc thì nó không có vấn đề gì cả.
CAROLINE:
Thì em nghĩ là cái nguyên nhân này nó xuất phát từ ở bản thân của mỗi người.
Có đúng không ạ?
Và chính bản thân mình mình mới giải quyết được cái vấn đề đó?
Anh Randy:
À! Thì anh cho rằng mình nên và cũng chỉ nên là mình giải quyết cái vấn đề của mình thôi, tuy nhiên những người xung quanh có thể phân tích cho mình rất là nhiều.
Ví dụ như khi em nghe Podcast, mình nghe thì mình có thể suy nghĩ, mình lắng nghe và suy nghĩ, mình so sánh trạng thái của mình biết đâu mình có gặp hoặc mình không gặp, nhưng mà mình học được điều gì từ cái việc người ta chia sẻ.
Học được cái cách thức gỡ rối, cách thức đi ra khỏi cái ngõ cụt mà trong tình huống đó mình chưa gặp phải đó cũng là một bài học, chứ đừng nghĩ là đợi tới khi mình phải mắc kẹt, phải chui vào cái mớ bòng bong đó mình mới bắt đầu gỡ rối, thì mình mới nên nghe.
Anh cho rằng không nên, mình nghe để mình hiểu được cái cách suy nghĩ, cái cách phòng tránh và những cái lợi ích, rủi ro của cái việc làm đó mà nó chưa xảy ra với mình.
Thì mình có thể tránh đi một số sai lầm, hoặc tránh đi việc mất thời gian, hoặc lãng phí thời gian cho cái vấn đề mà mình có thể đã có thể phòng tránh được, đã dự trù trước được
CAROLINE:
Dạ, và em nghĩ là cái việc mà mình không kiểm soát được thời gian nó không những ảnh hưởng đến bản thân mình, nó còn ảnh hưởng đến những người xung quanh, những người cùng team với mình hoặc là những người cấp trên của mình.
Khi mà mình thể kiểm soát được thời gian có nghĩa là các vấn đề phát sinh ra nó rất là bất chợt, ngẫu nhiên cho nên là mình không thể nào mà mình nhờ sự giúp đỡ được.
Và lúc đó khi mình muốn giải quyết thì cũng không thể nào giải quyết được ạ.
Anh Randy:
Vậy thì mình phải xem xét lại, bên cạnh việc mà mình sắp xếp các yếu tố bên ngoài như hồi nãy anh từng nói.
Đó chính là lắng nghe từ đồng đội của mình, mình lắng nghe từ cấp trên của mình, mình lắng nghe từ đối tác, từ khách hàng, họ bình luận, họ phản hồi, họ nhắc nhở, họ than phiền, họ điều chỉnh, tất cả đều tương tác với mình.
Vậy thì ở cái trạng thái mà mình bỗng dưng nghe được phản hồi: là việc đó nên làm nhanh hơn, hoặc nên cần thúc đẩy hơn, hoặc là việc đó đang bị chậm, hay là mình nhớ nhớ quên quên, là những trạng thái mà mình nên nhận định là có gì đó bất thường rồi.
Mà khi có gì đó bất thường mình phải chậm chậm lại, để mình suy nghĩ xem là mình có đang rơi vào trạng thái đó hay không.
Những tín hiệu mà người ta nói mình có đang thật sự rơi vào việc đó hay không. Cái mình làm, mình tự đánh giá theo cái ý kiến của mình thì nó có giống như những gì người mà người ta đang nghĩ hay không.
Và mình có đang tiêu tốn quá nhiều thời gian vào những việc không nên làm hay không. Vì những việc mà không nên làm khi em tiêu tốn thời gian vào, em vẫn mất thời gian, thì cái trạng thái nó vẫn bận rộn. Nhưng, nó không đem về đúng kết quả như em muốn hoặc là làm không đúng thời điểm.
Ví dụ trong giờ làm việc mình lướt facebook, tiktok, nó cũng bận đó, nó cũng hết thời gian đó, nhưng là mình đặt sai chỗ.
Không phải những thằng đó bị sai, không phải những ứng dụng đó nó bị lỗi mà do người dùng là mình sử dụng cái quỹ thời gian hoặc là cái thời điểm nó không chính xác, giờ giải trí nên ở khung giờ giải trí, giờ đi làm nên ở khung giờ đi làm.
Mình đặt sai, vậy mình điều chỉnh nó, mình tìm ra cái hướng điều chỉnh và mình hỏi đồng nghiệp của mình, mình hởi bạn bè của mình, mình hỏi cấp trên của mình thì họ sẽ góp ý cho mình về cái trạng thái đó.
CAROLINE:
Dạ, khi mà mình đang làm một công việc, có nghĩ là nếu mà mình làm xuyên suốt, thì mình sẽ hoàn thành công việc đó trong một giờ hoặc hai giờ.
Trong cái quá trình mà mình làm thì mình làm thêm những công việc khác giải trí như là: ăn uống, lướt điện thoại, lúc đó em cảm thấy cái mạch cảm xúc của mình, hay cái sự tập trung của mình nó bị vơi dần.
Và khi mình bắt đầu lại công việc là mình phải bắt đầu lại từ đầu.
Anh Randy:
Thực ra là có rất nhiều người chỉ ra rằng việc mình thường xuyên để những việc khác xen ngang qua lại, qua lại, qua lại thì nó làm cái não mình nó không bắt chính được một thứ mà mình phải tập trung nhiều thứ.
Nó dẫn đến cái não của mình không ghi nhận được thông tin và khi mình không ghi nhận được thông tin thì mình sẽ bị rớt ra khỏi thông tin đó, nó mới xuất hiện trạng thái nhớ nhớ quên quên.
Thật ra là mình vẫn đang làm một việc gì đó, nó vẫn đốt cháy thời gian của mình, nhưng nó có thể dẫn đến mình bị sai lệch cái mục tiêu ban đầu khi mà mình làm việc đó hoặc nó kéo theo những cái sự cô trong lúc làm những việc đó, là mình phải đi sửa những cái sự cố.
Làm sai một lỗi chứ mình đi sửa, cái nó ra lỗi nữa.. mình đi sửa.
Theo cái mạch đó đi hoài, rốt cuộc là đi rất xa so với cái việc ban đầu, chỉ vì thiếu tập trung hoặc vì một chút lơ là.
Thành ra nó sinh ra ra rất nhiều đầu việc, mà đáng lẽ là không xảy ra điều đó.
CAROLINE:
Dạ, em cũng nhận được một số lời phàn nàn, họ bảo là không thể kiểm soát được cái thời gian của mình vì cái việc mà nó phát sinh ra là phát sinh bất ngờ.
Là rủi ro mình đâu có thể nào mà mình kiểm soát được, việc đó là họ không thể.
Vậy anh nghĩ như thế nào về suy nghĩ đó ạ?
Anh Randy:
Nếu mà trong đầu bạn đã suy nghĩ như vậy là bạn đã chấp nhận đó là trạng thái mà bạn không thay đổi được.
Anh cho rằng khi mà các bạn làm xe thì hầu như chúng ta có thể dự trù được hầu hết các tình huống mà muốn làm điều đó, thì việc kiểm tra tình trạng xe ban đầu và thông tin với nhau, trao đổi với nhau là phải rất rõ ràng.
Khi mà làm với dịch vụ, nếu không phải từ yêu cầu khách hàng thì hầu như nó sẽ không phát sinh nếu bạn làm tốt ngay từ những bước đầu tiên.
Nếu bạn làm xe Detailing mà bạn nói những việc xen ngang nó bất ngờ mà không dự đoán trước, thì thực tế nếu bạn làm sửa chữa xe kiểu này, thì chắc là cái xe nó không bao giờ giao được cho khách hàng rồi.
CAROLINE:
Dạ.
Anh Randy:
Đúng không?
Mình đặt mình vào cái tình huống của ngành ô tô mình sẽ tìm hiểu như vậy.
Phải chăng là bạn hoặc là tập thể của bạn, hoặc cái cách quản lý tại workshop, tại cái xưởng của bạn nó đang có sự cố gì, nó đang chưa ổn ở điểm nào và cần phải điều chỉnh lại.
Cái việc điều chỉnh này nó thuộc cái quy trình, quy trình là một cái trình tự một cái thứ tự.
Một: là vì ở chỗ bạn cái quy trình đó bị lỗi mà chưa khắc phục.
Hai là chưa có người tạo ra một quy trình thống nhất cho những tình huống.
Trong thực tế nó chỉ xảy ra một số nhỏ các trường hợp đặc biệt thôi, chứ không thể mỗi ngày, mỗi buổi, mỗi xe, của các bạn làm đều rơi vào trường hợp đặc biệt cả.
Nếu mà cuộc sống của bạn như vậy, thì anh cho rằng rất là khổ cực, nó phải có những cái mẫu sẵn, những cái nguyên tắc sẵn, những cái nhóm sẵn bạn phải nhóm được hết, chỉ còn một và nhóm đặc biệt mà chúng ta phải làm theo một cách thức khác.
Nếu bạn suy luận công việc mà lúc nào cũng có những việc xen ngang như vậy thì những cái xe nào vào bạn cũng mất kiểm soát.
Vậy nếu bạn cảm thấy điều đó xảy ra với bạ thường xuyên mà bạn chấp nhận được thì bạn ổn.
Còn bạn không hài lòng với việc đó, một là bạn phải trao đổi lại với đội nhóm của bạn, hai nếu ở đội nhóm, tập thể đó không giải quyết được anh cho rằng bạn nên tìm một cơ hội khác, một nơi khác để bạn có thể tiếp xúc và học được những cái phù hợp hơn, tối ưu hơn, tốt hơn.
Bởi vì nếu mà bạn giữ cái việc đó càng lâu, anh cho rằng nếu giữ cái thói quen đó càng lâu nó sẽ hình thành trong bạn một tư duy bị lỗi mà khi tư duy bạn bị lỗi thì bạn là người gành chịu tất cả các rủi ro từ việc mà bạn suy nghĩ và tư duy lỗi.
Chứ không ai gánh chịu thay và nó kéo dài trong cuộc đời của bạn, cuộc đời nghề nghiệp, sự nghiệp và những mỗi quan hệ của bạn. Anh cho rằng điều đó không nên.
Nếu bạn nhận ra điều đó mà bạn không thực sự muốn, hãy thay đổi, hãy thay đổi và hãy thay đổi ngay.
Caroline:
Dạ, thì em nghĩ chắc hẳn khi nghe Podcast này xong các bạn sẽ còn thêm một số Podcast nữa để biết là mình nên thay đổi như thế nào.
Rất cảm ơn những chia sẻ rất bổ ích đến từ anh Randy trong Episode ngày hôm nay.
Vì thời lượng có hạn nên số Podcast ngày hôm nay với chủ đề: “Kiểm soát thời gian giúp Detailer làm việc hiệu suất hơn”, xin được phép khép lại, nếu các bạn góp ý, câu hỏi hay bất kỳ vấn đề nào cần giải đáp, thì có thể gởi về và chúng tôi.
Đừng quên theo dõi các Episode tiếp theo vào 19h00 tối thứ 5 hằng tuần nhé.
Còn bây giờ thì xin chào tạm biệt và hẹn gặp lại.
Anh Randy:
Chào các bạn và hẹn gặp lại các bạn trong Episode sau.
Fanpage Detailing Vietnam
Detailing Vietnam
Cộng đồng chia sẻ về detailing - Thay đổi tư duy
Detailing Vietnam
Group Tuyển dụng Việc làm ngành detailing
Detailing Vietnam
Cộng đồng học detailing online
Detailing Vietnam